Rejestry, ewidencje i archiwa

Informacje zawarte w rejestrach i ewidencjach, o ile nie zaznaczono inaczej, udostępniane są zgodnie z przepisami:
ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz.1198 z późn. zm.)
ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. nr 101, poz.926 z późn. zm.)
ustawy z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005r. nr 196, poz. 1631 z późn. zm.)

Wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych przez poszczególne komórki Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego Sekretariat Aeroklubu Polskiego

1. Rejestr zarządzeń Prezesa Aeroklubu Polskiego oraz Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego.
2. Rejestr pism okólnych Prezesa Aeroklubu Polskiego oraz Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego.
3. Rejestr delegacji krajowych pracowników.
4. Rejestr umów i weksli.
5. Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
6. Rejestr przychodzących faktur VAT.
7. Ewidencja kontroli przeprowadzonych przez podmioty zewnętrzne.

Specjalista ds. administracyjnych i zarządu

1. Rejestr uchwał Zarządu Aeroklubu Polskiego – dostępny na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
2. Rejestr Regulaminów zatwierdzonych przez Zarząd Aeroklubu Polskiego.
3. Rejestr posiedzeń Prezydium Zarządu i Zarządu Aeroklubu Polskiego.
4. Ewidencja uczestnictwa członków Prezydium Zarządu i Zarządu Aeroklubu Polskiego w posiedzeniach i głosowaniach korespondencyjnych.
5. Ewidencja aeroklubów regionalnych.
6. Rejestr kadencji Aeroklubu Polskiego oraz numeracji Krajowych Zjazdów Aeroklubu Polskiego i Walnych Zgromadzeń Delegatów Aeroklubu Polskiego.
7. Ewidencja uchwał Krajowych Zjazdów Aeroklubu Polskiego i Walnych Zgromadzeń Delegatów Aeroklubu Polskiego – dostępna na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
8. Ewidencja członków wspierających Aeroklubu Polskiego przyjętych przez Zarząd Aeroklubu Polskiego.
9. Ewidencja osób wyróżnionych tytułem i odznaką „Zasłużony Działacz Lotnictwa Sportowego”.
10. Ewidencja osób wyróżnionych tytułem „Honorowy Członek Aeroklubu Polskiego”.
11. Ewidencja osób i podmiotów wyróżnionych „Dyplomem Honorowym im. St. Skarżyńskiego”.
12. Ewidencja osób wyróżnionych „Złotym Medalem Aeroklubu Polskiego”.

Dział Sportu

1. Rejestr odznak szybowcowych.
2. Rejestr rekordow Polski.
3. Rejestr operatorów naziemnych urządzeń startowych.
4. Rejestr Komisarzy Sportowych i Analityków GNSS.
5. Rejestr Sędziów Szybowcowych.
6. Ewidencja licencji klubu – dostępna na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
7. Ewidencja licencji zawodniczych.
8. Ewidencja zawodników powołanych do Kadry Narodowej.
9. Rejestr przyznanych odznak modelarza lotniczego.
10. Rejestr przyznanych uprawnień sędziego sportowego w modelarstwie lotniczym klasy III, II i I.

Główny specjalista ds. szkolenia i BL

1. Ewidencja dokumentacji operacyjno – szkoleniowej Aeroklubu Polskiego.

Dział Kadr

1. Rejestr zwolnień lekarskich.
2. Rejestr akt personalnych byłych pracowników: A – Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego, B – jednostek terenowych Aeroklubu Polskiego.
3. Rejestr akt personalnych byłych pracowników Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego oraz jednostek terenowych likwidowanych od roku 2008.
4. Rejestr pracowników Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego od 01.08.2002r.
5. Rejestr pracowników Ligi Lotniczej zatrudnionych w latach 1945 – 1963.

Archiwum Zakładowe Aeroklubu Polskiego posiada następujący zasób akt:
kat.A – 65,25 mb z lat 1945 – 2008
kat.B 2 – 35 mb z lat 1998 – 2008
kat.B 1 – 6,88 z lat 1959 – 2009(skrót „kat”. oznacza kategoria)
(skrót „mb” oznacza metry bieżące)Udostępnianie akt z zasobów archiwum zakładowego określają następujące akty prawne:

• ustawa z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)

Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przechowywaną w archiwum zakładowym udostępnia się upoważnionym pracownikom do celów służbowych na terenie budynku siedziby Aeroklubu Polskiego.

Udostępnianie akt przechowywanych w archiwum zakładowym przez instytucje zewnętrzne i osoby prawne wymaga każdorazowo zgody Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego i powinno odbywać się stosownie do przepisów:

1. ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
2. ustawy z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.),
3. ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.).

W pisemnym wniosku o udostępnienie należy podać w szczególności:

• tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy
• cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego
• nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko oraz dane osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji

Akata z zasobu archiwalnego są udostępniane, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.