Rejestry, ewidencje i archiwa
Informacje zawarte w rejestrach i ewidencjach, o ile nie zaznaczono inaczej, udostępniane są zgodnie z przepisami:
ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz.1198 z późn. zm.)
ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. nr 101, poz.926 z późn. zm.)
ustawy z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005r. nr 196, poz. 1631 z późn. zm.)
Wykaz rejestrów i ewidencji prowadzonych przez poszczególne komórki Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego Sekretariat Aeroklubu Polskiego
- Rejestr zarządzeń Prezesa Aeroklubu Polskiego oraz Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego.
- Rejestr pism okólnych Prezesa Aeroklubu Polskiego oraz Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego.
- Rejestr delegacji krajowych pracowników.
- Rejestr umów i weksli.
- Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- Rejestr przychodzących faktur VAT.
- Ewidencja kontroli przeprowadzonych przez podmioty zewnętrzne.
Specjalista ds. administracyjnych i zarządu
- Rejestr uchwał Zarządu Aeroklubu Polskiego – dostępny na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
- Rejestr Regulaminów zatwierdzonych przez Zarząd Aeroklubu Polskiego.
- Rejestr posiedzeń Prezydium Zarządu i Zarządu Aeroklubu Polskiego.
- Ewidencja uczestnictwa członków Prezydium Zarządu i Zarządu Aeroklubu Polskiego w posiedzeniach i głosowaniach korespondencyjnych.
- Ewidencja aeroklubów regionalnych.
- Rejestr kadencji Aeroklubu Polskiego oraz numeracji Krajowych Zjazdów Aeroklubu Polskiego i Walnych Zgromadzeń Delegatów Aeroklubu Polskiego.
- Ewidencja uchwał Krajowych Zjazdów Aeroklubu Polskiego i Walnych Zgromadzeń Delegatów Aeroklubu Polskiego – dostępna na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
- Ewidencja członków wspierających Aeroklubu Polskiego przyjętych przez Zarząd Aeroklubu Polskiego.
- Ewidencja osób wyróżnionych tytułem i odznaką „Zasłużony Działacz Lotnictwa Sportowego”.
- Ewidencja osób wyróżnionych tytułem „Honorowy Członek Aeroklubu Polskiego”.
- Ewidencja osób i podmiotów wyróżnionych „Dyplomem Honorowym im. St. Skarżyńskiego”.
- Ewidencja osób wyróżnionych „Złotym Medalem Aeroklubu Polskiego”.
Dział Sportu
- Rejestr odznak szybowcowych.
- Rejestr rekordow Polski.
- Rejestr operatorów naziemnych urządzeń startowych.
- Rejestr Komisarzy Sportowych i Analityków GNSS.
- Rejestr Sędziów Szybowcowych.
- Ewidencja licencji klubu – dostępna na stronie internetowej www.aeroklub-polski.com.pl.
- Ewidencja licencji zawodniczych.
- Ewidencja zawodników powołanych do Kadry Narodowej.
- Rejestr przyznanych odznak modelarza lotniczego.
- Rejestr przyznanych uprawnień sędziego sportowego w modelarstwie lotniczym klasy III, II i I.
Główny specjalista ds. szkolenia i BL
- Ewidencja dokumentacji operacyjno – szkoleniowej Aeroklubu Polskiego.
Dział Kadr
- Rejestr zwolnień lekarskich.
- Rejestr akt personalnych byłych pracowników: A – Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego, B – jednostek terenowych Aeroklubu Polskiego.
- Rejestr akt personalnych byłych pracowników Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego oraz jednostek terenowych likwidowanych od roku 2008.
- Rejestr pracowników Biura Zarządu Aeroklubu Polskiego od 01.08.2002r.
- Rejestr pracowników Ligi Lotniczej zatrudnionych w latach 1945 – 1963.
Przejrzystość działania organizacji:
1) Na stronie internetowej danej organizacji publikowane są wszystkie uchwały i decyzje poszczególnych organów organizacji
https://www.aeroklub-polski.pl/struktura-ap/kongres-ap/uchwaly-walnych-zgromadzenkongresow/
https://bip.aeroklub-polski.pl/uchwaly-wladz-statutowych-ap/
składy osobowe tych organów, a także protokoły z ich posiedzeń.
https://bip.aeroklub-polski.pl/
Protokoły z posiedzeń:
https://www.aeroklub-polski.pl/struktura-ap/kongres-ap/uchwaly-walnych-zgromadzenkongresow/
Protokół posiedzenia ZAP 16.09.2024
Protokół obrad ZAP 4.11.2024
Strategia
Strategia – Aeroklub Polski
2) Na stronie internetowej organizacja publikuje:
a) aktualny wykaz wszystkich członków danej organizacji;
https://bip.aeroklub-polski.pl/sprawy-czlonkowskie/
b) kryteria wyboru powoływanych na zgrupowania lub konsultacje zawodników kadry narodowej ze wskazaniem odpowiedzialności poszczególnych osób w procesie powoływania zawodników; kryteria wyboru zawodników powinny być zobiektywizowane np. na podstawie rankingu;
Kryteria wyboru powoływanych na zgrupowania lub konsultacje zawodników kadry narodowej ze wskazaniem odpowiedzialności poszczególnych osób w procesie powoływania zawodników
1) Na zgrupowania lub konsultacje zapraszani są wszyscy zawodnicy powołani do kadry narodowej na dany rok kalendarzowy – zgodnie z Regulaminem powoływania kadry narodowej,
2) Osobami odpowiedzialnymi są trenerzy kadry narodowej w poszczególnych dyscyplinach sportu lotniczego lub asystenci trenera KN w poszczególnych kategoriach czy konkurencjach – jeśli tacy są zatwierdzeni przez Zarząd AP, w porozumieniu z trenerami KN.
c) wykaz powołanych na zgrupowania lub konsultacje zawodników kadry narodowej;
Wykaz powołanych na zgrupowania i konsultacje zawodników Kadry Narodowej
d) wykaz trenerów i instruktorów zatrudnionych w związku (w ramach stosunku pracy albo na innej podstawie);
Lista trenerów AP
Lista instruktorów sportu AP
e) wykaz sędziów;
Wykaz sędziów w sporcie lotniczym
f) kalendarz imprez sportowych i zgrupowań na poziomie krajowym i międzynarodowym;
g) budżet organizacji na rok bieżący
2) Organizacja ustanawia i publikuje na stronie internetowej przejrzyste i jasne procedury zamawiania usług, towarów i robót budowlanych.
Wytyczne zakupu sprzętu sportowego
Na stronie internetowej publikuje się informacje o wyborze dostawcy usług, towarów lub robót budowlanych.
Za 2024 r. – dostawcy usług są wyszczególnieni w rejestrze umów (poniżej)
– Przejrzystość finansów organizacji:
1) Organizacja na swojej stronie internetowej przedstawia do publicznej wiadomości rejestr zawartych umów, z wyjątkiem umów o pracę oraz innych podobnych umów stanowiących podstawę zatrudnienia. Rejestr wskazuje następujące informacje o zawartej przez daną organizację umowie:
a) numer umowy;
b) datę i miejsce jej zawarcia;
c) okres obowiązywania;
d) oznaczenie stron umowy;
e) określenie jej przedmiotu;
3) Zarząd danej organizacji informuje na walnym zgromadzeniu członków lub delegatów o poczynionych i planowanych wydatkach.
Na każdym Kongresie Aeroklubu Polskiego Zarząd informuje delegatów o poczynionych i planowanych wydatkach.
3) Na swojej stronie internetowej organizacja publikuje:
a) wykaz wynagrodzeń i wszystkich innych benefitów, przekazywanych członkom organów statutowych danej organizacji
Aeroklub Polski nie przekazuje członkom organów statutowych wynagrodzeń oraz benefitów.
Zarząd oraz Komisja Rewizyjna pracują społecznie
b) zbiorczą informację o wysokości środków przeznaczonych w danym roku na wynagrodzenia i wszystkie inne benefity osób zatrudnionych (w ramach stosunku pracy albo na innej podstawie) w organizacji oraz wysokość tych środków z podziałem na następujące grupy pracowników:
– trenerów i instruktorów, – trenerów którzy biorą umowę-zlecenia na treningach to Szczepanowski i Władyka ale im wystawiają Kluby, które organizują treningi, my nie dajemy zleceń, u nas pracują społecznie
– fizjoterapeutów, – brak
– lekarzy i psychologów, – 2 osoby (Informacja o wysokości środków przeznaczanych na daną grupę pracowników nie podlega publikacji, jeśli organizacja zatrudnia w tej grupie pracowników mniej niż 3 osoby.
– pracowników administracyjnych,
– pozostałych.
Aeroklub Polski zatrudnia tylko pracowników administracyjnych. W roku 2024 środki przeznaczone na wynagrodzenia/ benefity tej grupy pracowników Aeroklubu Polskiego wyniosły 898 456 zł brutto.
5) uchwały walnego zebrania członków (delegatów) lub innego organu zgodnie ze statutem, upoważniające członka organu kontroli wewnętrznej lub pełnomocnika do reprezentowania danej organizacji przy zawieraniu umów z członkami zarządu określają granice upoważnienia w zakresie essentialia negotii (w tym co najmniej precyzują rodzaj umowy, która zostanie zawarta, kwotę i termin wynagrodzenia, którą członek zarządu otrzyma z tytułu realizacji danej umowy).
Aeroklub Polski nie zawierał umów z członkami zarządu. Brak uchwał Kongresu AP oraz Komisji Rewizyjnej w w/w zakresie.
Archiwum Zakładowe Aeroklubu Polskiego posiada następujący zasób akt:
kat.A – 65,25 mb z lat 1945 – 2008
kat.B 2 – 35 mb z lat 1998 – 2008
kat.B 1 – 6,88 z lat 1959 – 2009(skrót „kat”. oznacza kategoria)
(skrót „mb” oznacza metry bieżące)Udostępnianie akt z zasobów archiwum zakładowego określają następujące akty prawne:
- ustawa z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)
Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przechowywaną w archiwum zakładowym udostępnia się upoważnionym pracownikom do celów służbowych na terenie budynku siedziby Aeroklubu Polskiego.
Udostępnianie akt przechowywanych w archiwum zakładowym przez instytucje zewnętrzne i osoby prawne wymaga każdorazowo zgody Sekretarza Generalnego Aeroklubu Polskiego i powinno odbywać się stosownie do przepisów:
- ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
- ustawy z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.),
- ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.).
W pisemnym wniosku o udostępnienie należy podać w szczególności:
- tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy
- cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego
- nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko oraz dane osoby ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji
Akata z zasobu archiwalnego są udostępniane, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.